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人力资源问题分析技巧,你会用吗?

时间:2023-04-07 09:32:28 阅读:655 来源:嘉扬e-HR 作者: 嘉扬人力资源管理系统

 

 

问题分析是一项重要的人力资源训练,有助于促进组织的敏捷性,并推动业务成果。为了让业务保持领先,你的团队必须在人力资源方面定期进行问题分析,包括评估与人力资源相关的问题并提出解决方案。

 

通过主动识别需要改进的地方并实施切实可行的解决方案,人力资源专业人员可以了解阻碍业务发展的情况,然后寻找潜在的改进机会。

 

什么是问题分析?

 

人力资源问题分析是识别、评估组织中人力资源相关问题并提出可能的解决方案的过程。其中包括分析人事和职场相关的流程和政策,发现需要改进的方面,最终实施能提高业务有效性和效率的解决方案。随着更多的企业使用大数据洞察,HR 比以往更有条件进行基于数据的问题分析

 

通过在人力资源中运用问题分析,可以保持行业领先地位,确保企业具备满足不断变化的业务需求的能力。此外,这能够让你的团队变得更具战略性、更主动,从而为组织的整体成功做出贡献。

 

为什么HR需要进行问题分析?

 

问题分析帮助人力资源团队了解当前和未来的问题,同时通过使用逻辑方法精确定位问题、分析原因,并有效评估解决方案,产生一系列可能的改进机会。它还使您的团队能够彻底研究问题的情况,而不是急于得出可能产生不同结果的结论,从而避免让公司因此付出代价。

 

HR问题分析应用

 

变更管理

 

变更管理是指导个人、团队和组织从当前的组织机构设置过渡到期望的未来组织结构的过程。这可能涉及体系、流程、技术、团队结构和/或文化变化。

 

变更管理的目的是尽量降低破坏性和负面影响,同时尽量将变更的益处最大化。可以想象,这是公司工作方式的重大转变,在这一转变过程中可能会出现许多问题。

 

其中在这个期间会出现的一个常见问题就是沟通问题。如果没有进行适当的沟通,你的员工可能看不到改变的必要性。通过运用问题分析,HR 甚至可以在问题发生之前就可以找到解决方案。

 

人力规划

 

人力规划是预测并调整组织的人员配置需求,使之与业务目标一致。它包括分析当前的劳动力数据,预测未来的趋势和技能要求,并制定策略解决劳动力缺口或过剩问题。

 

问题分析可以帮助您的团队确保企业在对的地点、时间,拥有合适的技能人员,以满足企业业务需求。

 

预测未来的问题

 

它也被称为预测分析,是一种数据分析组件,它使用统计算法和机器学习,根据历史数据确定未来发展的可能性。

 

预测分析旨在通过分析历史数据的类型和趋势,对未来事件进行预测。在人力资源领域,可以用于问题分析,预测将来可能会出现的问题,比如,一个员工什么时候会决定离开公司。

 

人才管理

 

人才管理包括所有旨在吸引、培养、激励并留住高绩效员工的所有人事活动。因此,它是人力资源的根本任务之一。你的HR团队可以使用问题分析从而帮助确定招聘、员工敬业度或技能差距问题。

 

招聘

 

招聘面临的一个常见问题是如何快速雇佣人才。根据 OfficeVibe 的研究,优秀人才在10天内就会退出招聘市场,因此如果想要招聘优秀人才,你的企业就需要反应迅速。问题分析可以帮助你了解瓶颈和可能的解决方案,从而快速追踪招聘流程。

 

5个问题分析技巧

 

问题解决技巧是通过一步步的过程帮助团队解决问题的一种系统性的方法,包括从识别问题或困难开始,生成潜在的解决方案,然后确定要使用的最合适的解决方案。为复杂的问题找到正确的解决方案是具有挑战性的;然而,使用正确的方式和方法可以简化流程。

 

可以使用各种各样的问题分析技巧发现与人力资源相关的挑战。下面将详细分享5种类型:

 

1、问题树分析

 

问题树分析,也称为情景分析,是一种流程图,通过绘制主要问题及其原因和影响帮助找到解决方案。分为三个阶段:

 

1、确定当前形势的消极方面及其原因和影响。

 

2、将问题转化为解决方案目标——你可以将其分组成目标树。

 

3、在战略分析中定义解决方案项目范围

 

问题分析对HR团队很有益处。在与利益相关者进行会议讨论时最有价值,每个人都可以分享他们对手头情况的看法。

 

举一个例子,就是员工福利与幸福感。你可以召集一小群员工,找出他们在工作中关于幸福感的任何负面情况,找到方法,将这些问题转成为目标,比如新的福利或额外津贴,然后建立项目范围,让 HR 团队实现这些目标。

 

2、根本原因分析

 

也可能你的团队知道存在的问题,但是不知道问题从何而起。在这种情况下,可能就需要根本原因分析(RCA)确定确切的原因并找到解决方案。根本原因分析旨在直达问题根源,找到永久解决方案而不是仅仅治疗症状。

 

在人力资源方面,根本原因分析可用于定义并解决各种问题,比如,高员工离职率、员工士气低落或培训计划不足。这个过程涉及通过离职谈话、员工调查和绩效指标收集问题相关数据,并分析数据,发现问题根源。

 

比如,如果发现员工离职率高的根源问题是管理不善,那么 HR 可以和经理一起合作,制定并实施新的培训项目解决问题。通过使用根源问题分析,HR 可以实施有效、可持续的方案提升员工满意度,减少人员流动率。

 

3、CATWOE 分析

 

CATWOE是一个用于系统思考和软系统方法论的工具,用于分析、评估复杂问题和情形。这些字母缩写代表以下内容:

 

· C-客户:问题或解决方案将影响哪些利益相关者?

 

· A-参与者:问题中涉及谁?或者要分析的解决方案中涉及谁?

 

· T-转换过程:为了解决这个问题,需要转换哪些过程?

 

· W-世界观:问题或解决方案背后的世界观或价值是什么?

 

· O –负责人:谁负责分析问题或解决方案?

 

· E-环境约束:影响问题或解决方案的物理、政治或经济因素是什么?

 

通过考虑这些要素,CATWOE 分析提供针对问题或解决方案的全面观点,使个人和组织能够做出明智的决定并制定有效的战略。

 

比如,对于员工士气低落的情况,可以用 CATWOE 分析定义:

 

· 客户:员工

 

· 参与者:经理和 HR 专业人事

 

· 转换过程:如何提升员工士气

 

· 世界观:公司的价值和使命

 

· 负责人:HR 和管理层

 

· 环境约束:预算、企业文化、工作量等

 

通过考虑这些因素,HR 可以制定一个全面的策略,找出员工士气低落的原因,并改善整体员工体验。

 

4、KT 分析法

 

KT分析法是由查尔斯·卡普纳和本杰明·特雷高研发的一种理性解决问题和做决策的方法。它是一种结构化、数据驱动的方法,这种方法提供了一种系统的方法,识别并解决问题、做出决策并评估潜在结果。

 

KT 分析包括4个主要步骤:

 

情景评估:发现问题并收集相关信息。

 

问题分析:发现问题根源。

 

决策分析:定义最优方案。

 

潜在问题分析:用选中的方案定义潜在问题,并制定应急计划解决这些问题。

 

KT 分析可以帮助您的团队在许多人力资源相关议题上作出明智决定。比如,它可以帮助发现培训和发展流程中需要改进的,并开发解决方案,或者在进行变更管理时,可以帮助定义要改进的方面,并开发解决方案。

 

此外,KT 分析和其他问题分析技巧不同,因为它允许应急计划,以防你的第一个解决方案没有产生预期的影响。

 

5、SCAMPER 分析

 

SCAMPER 是一种创造性的解决问题技巧,有助于为产品、服务和流程想出新的创意。例如,在招聘过程中,SCAMPER 可以用于创建新的和创新方法选择、评估候选人。

 

SCAMPER是缩写,分别是替代(S)、合并(C)、 适应(A)、修改(M)、另作他用(P)、简化(E)和逆向操作或重新安排(R)。

 

以在招聘中的使用为例:

 

1、替代:如果你的团队在招聘过程中用一个方面代替了另一个方面呢?例如,假如你用虚拟面试或视频会议代替面对面的面试,会怎样?

 

2、合并:能否将招聘过程中的两个或多个元素结合起来?假如把书面任务和行为面试相结合,会怎样?

 

3、适应:如果在招聘过程中采用已存在的流程或科技呢?比如,你在招聘过程中采用了推销宣传,让候选人向公司推销自己?

 

4、修改:你的团队是否能修改、扩大或最小化招聘流程中的一个具体方面,比如,使用人员规模更小或更大的面试小组或改变面试的持续时间?

 

5、另作他用:招聘过程中你可以使用不同的方法吗?比如,假如你使用了评估中心评估候选人的技能而不是使用传统面试?

 

6、简化:假如你简化招聘流程中的某个步骤或方面,会怎样?比如,取消目前正在进行的一轮面试?

 

7、逆向操作或重新安排:您的团队是否可以重新安排招聘流程中的步骤顺序或更改招聘流程格式?能否重新安排评估过程中的步骤顺序,先完成技术任务,然后再完成招聘经理的面试?

 

通过在招聘流程中使用SCAMPER分析方法,HR 专业人士可以跳出思维定势,改进流程。

 

有很多可用的问题解决技巧,这里列出的只是一小部分。方法的选择取决于问题的性质,可用资源和问题解决者的偏好和技能。关键是选择一种非常适合手头问题的技巧,并以结构化和系统的方式应用它,从而达到预期的结果。

 

 

如何进行问题分析

 

第一步确定问题分析的方法。从决定使用哪个问题分析方法开始。当然,问题分析技巧的选择取决于具体问题,因此,你的团队应该考虑问题类型、复杂度和可用的资源。但是不要太过担心。选择您认为在确定问题时最准确的方法。

 

第二步:确定并定义问题。清楚陈述想要解决的问题,并确保问题分析中涉及的所有人员已明确定义并理解该问题。

 

第三步:分析问题。进行全面的问题分析,确定问题根源,使用数据支持研究。这样能保证你对问题有全面的了解。

 

第四步:生成方案。头脑风暴可能的问题解决方案。考虑从简单到复杂的一系列解决方案,确保有多种选择。

 

第五步:为你下一步做决定。检查上一步中生成的解决方案,并选择最合适的解决方案。确保让正确的利益相关者参与,从而获得支持,并为实现解决方案分配角色和职责。

 

第六步:实施方案。一旦解决方案达成一致,就实施它。确保实施计划经过深思熟虑,所有必要的资源都已到位。

 

第七步:评估并迭代。评估解决方案实现的结果,以确定其有效性。如有必要,重复问题分析过程,以确定并解决任何剩余的问题或改进解决方案。

 

来源:外网编译,Jayla Cosentino。

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