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为什么我们公司需要一套人事系统?

时间:2023-02-08 09:05:35 阅读:1587 来源:嘉扬e-HR 作者: 嘉扬人力资源管理系统

 

 

为什么我们公司需要一套人事系统?从精简自动化,增加数据洞察力到员工敬业度,在此列出了10个理由。

 

人事信息系统是提升核心人力功能的软件解决方案。通过系统,可以实现在集中化的数据库中存储并管理员工数据。人事信息系统帮助HR团队快速并安全地组织并编辑员工信息。系统能做的远不止这些,它还可以实现数据分析、促进数据驱动决策,自动化人事流程,宣传企业文化和价值,简化绩效管理。

 

人事信息系统有不同的功能特征、价位和定制化选项,因此HR经理必须确保为公司选择正确的人事系统。虽然在这一决策中各种变量都会起作用,但是首先是回答为什么公司应该有一套人事信息系统。下面列出了10条理由。

 

1. 省钱省时

 

更容易接触并编辑数据条目能够使HR团队缩减在员工数据管理花费的时间。这样可以解放资源,因此HR部门可以将资源重新配置,进一步优化工作效率,或者专注于雇佣最优秀的人才,增加留任并减少成本。

 

此外,通过分析人事数据,会产生如下结果:

 

l 流程更高效

 

l 生产力得到提升

 

l 职场政策得到优化

 

l 运营成本降低

 

2. 让自动化和规模扩大更精简

 

如果将太多时间花在行政管理事务,而非人员战略和长期发展,也可能会产生长期的消极后果,因为企业文化和员工满意度被放在了次要位置。一套精心设计的人事系统将帮助企业实现自动化并简化流程,确保在企业需要时能够实现快速扩张。

 

其中简化的流程包括,但不限于:

 

l 即时全球薪资

 

l 福利管理

 

l 考勤管理

 

3. 让全球合规变得更容易

 

快速扩张的复杂性不仅仅局限于增加了文书工作。随着企业越来越多地采用全球招聘,遵守当地劳动法和与雇佣相关的法律要求变得至关重要。

 

员工合同法规、临时工假期薪资或合同工福利可能在不同的国家、市场和公司类别中千差万别。一套好的HRIS解决方案应该为各种类型的员工提供全球化支持,因为全球化合规事务的一旦出错,代价可能巨大。

 

一套人事系统将帮助您:

 

l 在招聘渠道中安全管理候选人的申请和简历;

 

l 确保合同合法合规;

 

l 确保提供法定福利;

 

l 根据法规,诸如《通用数据保护条例》(GDPR)、加拿大个人信息保护法(PIPEDA) 或《加州隐私权法》(CPRA)保护员工数据;

 

4. 为数据驱动决策提供信息

 

随着企业规模的扩张,HR 团队管理并处理的数据量会急剧增加。正如我们上面所知,人事系统可以帮助精简数据管理流程。然而,系统能做到的不止这些。人事系统中的数据分析和可视化功能可以帮助你转向数据驱动决策、甚至有关人员策略和运营。

 

有效的员工数据分析有助于:

 

l 增加并维护职场的多样性;

 

l 识别团队或部门的低敬业度;

 

l 监控并减少单位雇佣成本;

 

l 计算低留任率的成本;

 

l 识别流程改善的机会。

 

一套可信赖的人事系统应该不仅能提供存储数据选项,而且还能分析并可视化数据。创建面板和报表监控KPI指标和目标达成是最必须的特征之一,有助于企业利用人事数据采取可行的策略。

 

5. 创建全球一致的体验

 

在全球品牌成功中发挥重要角色的是提供一致体验的能力。这不仅适用于客户合作伙伴和供应商,同样适用于员工。

 

无论在哪里,一致的品牌和员工体验,都是一个很棒的工具,能确保:

 

l 雇佣正确的员工;

 

l 创建一个共享价值和目标的架构;

 

l 塑造一个可以快速适应并快速扩张的企业;

 

6. 确保员工数据妥善保管

 

HR团队处理的大部分数据都是敏感数据,应该小心处理隐私并妥善处理。这不仅仅是道德要求。违规操作个人数据可能导致严重处罚和法律后果,因此一家全球性公司必须做好数据安全管理。

 

当考虑人事系统数据安全时,确保具备以下特征:

 

l 一流的安全功能;

 

l 满足当前和未来需求的充足的存储空间;

 

l 实时更新常规支持,确保安全;

 

l 定制化访问管理,确保安全访问数据;

 

7. 减少人工错误

 

自动化与流程优化不仅能提升资源管理和效率,还可以显著减少人员错误,而这在手动处理大量数据时都是极其常见的情况。

 

可以减少或消除的常见错误包括:

 

l 打字错误和拼写错误;

 

l 错放的文档;

 

l 数据丢失或损毁;

 

8. 优化入职流程

 

任何成长型企业成功的关键是有效入职。尤其是办公地点分散的工作环境,远程工作和异步通讯可能意味着入职新员工是能够沟通重要政策、期望和文化价值的片刻之一。

 

使用对的人事系统,将能够:

 

l 创建标准化的入离职流程;

 

l 让新员工更容易建立社交网络;

 

l 引入入职群;

 

l 缩短入职时间;

 

你甚至可以通过结合介绍和公司组织结构图提高入职效率。通过创建企业布局导航图,阐明团队架构和汇报关系。同时,容易获得的联系信息让接触特定人员变更容易。

 

9. 增加员工体验

 

上面我们提到的需要人事系统的诸多理由已经暗示这些工具可以如何提升员工体验,但是还有更多。为了能够看到他们的合同、申请带薪假、完成绩效审核或执行人事相关任务,员工不得不管理多个平台、账户和用户界面,这些会对员工参与度产生消极影响。通过易导航、并且所有人事功能和员工数据一体化的系统平台,企业可以确保给员工带来积极、精简的员工体验。

 

这里的关键词是员工自助能力。通过员工自助,让员工直接访问他们自己的数据带来的益处包括:

 

l 减少向HR咨询的次数;

 

l 减少HR数据录入工作;

 

l 让员工能实时访问文件;

 

l 增加透明度;

 

10. 提升企业文化

 

企业文化是复杂的,虽然没有工具可以确保积极的企业文化能够真正地被包容并得到推广,但是一套人事系统对建立并在培养企业文化,推广企业所建立的价值观大有益处。

 

你可以通过利用人事系统帮助培养良好的企业文化:

 

l 更快的HR任务管理;

 

l 沟通更透明;

 

l 更好地洞察员工数据;

 

l 更容易建立社交网络;

 

l 更容易获取文件;

 

来源:外网编译。

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