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企业使用人事软件中档案管理的作用

时间:2021-03-29 阅读:1046 来源:嘉扬e-HR 作者: 嘉扬人力资源管理系统

人力资源档案记录着员工从入职到离职各个重要时期的足迹,包括:家庭、社会关系等历史资料,它能真实、全面地反映一个人的生活轨迹,也是企业对员工进行升职等重要信息的有力证明,需要永久保存。在工作过程中,人事档案信息是基础信息,也是查询最多的基础模块,所以做好人事档案管理工作十分必要。下面简单介绍一下人事软件中档案管理的作用。

 


现实工作中,尤其是用人单位发生重大的内部调整、人事变动等情况时,人事档案的管理显得尤为重要。人事档案管理信息系统是实现人力资源信息化、数据化、多角度、全方位对比分析的方便工具。

 

例如在各部门之间的整合或分割过程中,如果能充分利用人事档案管理信息系统的人事档案数据,同时辅助组织管理、培训管理等功能,就能做到善选人才,用好人才,让真正适合的人才进入岗位。如果由于收集的资料不完全,个人成长经历记录不完整,可能会在本次人员配置中失去机会,对个人或集体也可能是一个损失。


为此,充分利用人事软件的档案管理功能,建立健全人事档案数据库,及时更新,动态管理人事档案信息,确保人事档案信息的及时性、真实性、准确性,并实行开放式管理。

 

一方面,建立员工工作业绩档案,及时记录员工的工作情况、工作业绩以及在重大活动、重要事件中的表现;而档案管理系统则是建立员工能力档案,重点收集个人学历、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试和注册考试等能反映个人能力的材料,真实、准确、完整、立体地反映员工的工作情况。


职工人事档案管理软件的各项功能既相互独立又相互补充,在充分利用职工人事档案管理软件的功能的同时,还可以对其他功能数据进行对比分析,以达到全面、准确决策的目的。

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