强有力的人力资源管理系统帮助企业满足发展需求

传统的人力资源管理模式已不能适应现代企业对人力资源管理的需要，借助互联网实现人力资源信息化管理已是当务之急。同时，降本增效始终是每一个企业追求的长期目标，因此要想使人力资源管理摆脱重复繁杂的日常管理事务，从而提高人力资源管理的效率，降低企业的管理成本，迫切需要一种强有力的工具来适应企业自身的发展需求，满足社会信息化的要求。

那么，为何说人力资源管理系统是帮助企业降低成本和提高效率的有力工具呢？事实上，我们可以从以下几个方面进行深入的探讨。

一、人事档案管理在传统的人力资源管理模式中，常常采用人工方式对企业人事档案资料进行管理。而且手工的管理方式总能避免下列弊端：

1.占用空间大，容易受到环境影响。当企业处于升级期或已成为集团型企业时，其管理的员工人事档案资料一定要比经营初期要复杂得多，此时需要通过较大的存储空间来进行人事档案资料的存储。

2.纸质档案受环境因素的影响较大，温度高、湿度大、光线强、有害气体多等因素都会使纸张氧化，使纸张易碎，寿命缩短。另外，由于员工档案保存时间过长，还容易出现字迹散乱、模糊不清等现象，对纸质档案的完整性造成极大威胁。

3.管理费用高，找不到维修。对一些企业来说，员工人事档案资料可能不只是劳动合同、员工简历、身份证复印件、证书复印件那么简单。一些企业可能还会涉及到体检报告、员工奖励或惩罚材料等纸面数据，因此，当企业的员工人数超过了人力资源管理的限度时会采用招聘更多的HR来协助管理这些事务，这将给企业带来额外的人力成本。此外，当员工有部分资料需要修改时，往往会让HR在资料的海洋中找不到北，导致查找资料和修改资料过程耗时较长。

所以，在企业使用人力资源管理系统时，通过系统中的员工管理可以实现对员工人事档案资料的完整管理，而在需要查找或修改员工资料时，HR既可以通过点击员工管理花名册上的姓名进行数据穿透来查看和修改员工资料信息；也可以通过系统中的自助服务功能让员工自己修改个人资料，然后通过流程审批，实现员工资料的自动更新。两种方法都可以提高人力资源部的工作效率，同时由于管理资料过多而造成的人力成本和时间成本都可以节约。

二、考勤管理统计，在信息化技术不断发展的今天，基于人工统计计算的考勤管理存在着诸多弊端：

1.在考核方式上，企业多采用传统的考勤机器收集员工的考勤打卡情况，而传统的考勤机器往往需要人工导出才能看到考勤数据，这对于集团型或连锁型企业而言，随时查看各分子公司或门店的考勤数据并进行汇总是相对较难的；

2.考勤机器导出的考勤数据一般采用excel表格形式，无法保证其真实性；另外，对集团型企业或连锁型企业而言，各分子公司或门店因业务需要必须配置考勤机器，也会增加企业的运营成本。

因此，企业使用人力资源管理系统的好处在于，既可以实时在线查看每个员工的出勤情况，又可以自动统计每日、每月的出勤情况，不用再去分店、分店进行数据汇总和报告，这样不仅提高了企业对出勤情况的管理效率，也减少了企业所需投资的硬件成本。

三、培训管理，在企业规模达到一定规模时，往往会投入更多的资金用于培训管理，原因是需要让员工迅速掌握上岗技能，或者是想要进一步提高企业人才的综合素质，这包括租用场地的费用、外聘讲师的费用以及场地离企业太远而引起的费用。而参加培训的人员太多，又难以形成良好的学习环境和交流氛围，又容易导致培训效果不佳。

与此不同的是，人力资源管理系统不受时间空间的限制，员工可以通过系统中的自助功能实现计算机或手机端的培训课程学习，为企业节省了不必要的培训成本；同时，企业还可以在系统中随时查看员工的培训情况，并与培训管理部门的考试系统相结合，对员工的培训效果进行有效考核，从而提高了培训效率。

总之，人力资源管理系统软件中帮助企业降低成本、提高效率的功能远远超过了上述提到的范围，因此，只有真正把人力资源管理系统融入企业的管理系统中，企业才能真正感受到其益处，从而更好地推进现代人力资源管理信息化的进程。