拥有大量员工的企业通常需要单独的人力资源(HR)部门准确记录所有这些信息。使用人才管理系统需要良好的技术和快速检索所需数据的能力。为这些人力资源任务设计的软件包通常由包含不同信息集的链接数据库组成。
例如，一个数据库可能包含链接到另一个数据库的工资记录，包括预扣税信息。人力资源人员有责任保持这些劳动信息的最新和准确性。
除定期维护人才管理系统中的数据外，HR人员还需要进行特定的查询来检索某些信息。根据安装的系统类型，他们可以使用结构化查询语言或者在类似的数据库编程语言中查询此信息。
其他类型的人力资源管理软件具有图形用户界面、创建和存储表格、表格、图表和报告的功能。当人事经理想要保留员工简历和类似文件的扫描副本时，信息系统通常包括用于创建可搜索电子副本的光学字符识别功能。
人才管理系统在企业就业和解雇实践中也起着重要作用。许多公司使用这些程序OCR扫描简历中指定的关键字。简历中有关键字匹配的申请人通常更有机会收到面试邀请。
一些企业使用该技术来跟踪和记录员工完成的任何新认证，特别是那些被视为付费培训的认证。可能需要纪律处分或咨询的工人也经常将这些信息记录保存在人力资源部的电子人事档案中。
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