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关于新的人事系统,你该知道的事

时间:2022-09-09 13:31:14 阅读:510 来源:嘉扬e-HR 作者: 嘉扬人力资源管理系统

提前了解这些事项,可以让新的HR系统在实施和推广变得更容易:

 

 

让员工参与人事数据迁移

 

员工数据和 HR 数据迁移是向员工询问,要求他们检查个人信息,并在必要时更新信息的绝佳机会。这不仅是将任务委派给最适合执行任务的人,而且这也可以作为利益相关者参与策略的一部分,让未来的用户也能参与他们将来要使用的新系统的开发过程。

 

重视测试过程

 

一旦数据导入完成并准备就绪,就该进行测试了。如果跳过测试阶段,那么等待的就是一场灾难——毕竟,对于用于处理或影响工资单并保存个人敏感信息(比如,姓名、地址、银行详细信息……)的软件来说,任何错误或问题都不太可能是小问题;特别是终端用户是广大员工。

 

测试所有内容,包括基本功能和导航、与其他软件(比如,ERP、CRM、独立的同类HR软件模块)的集成以及生成关键报表。特别重要的是与旧系统或做事方式的并行测试。对您的用户而言,最重要的是新的 HR系统必须比以前的方式更好用。这也是您期望的。

 

确保数据安全性

 

 

虽然数据准确性和迁移很重要,但是如何确保数据在新系统中的安全性也同样重要。

 

影响人事软件安全的关键风险因素包括:

 

勒索软件攻击;

 

物联网:通过互联网连接物理设备、系统和其他机制会带来漏洞,包括通过物联网控制的物理操作系统。

 

远程和混合办公:在疫情时代,越来越多的员工居家办公,访问公司的系统(包括人事软件),其中也伴随着安全风险。

 

因此要确保安全访问。

 

充分的用户培训

 

虽然新系统就是你们公司需要的系统,并且已安装完成,但是新系统的推广仍可能会失败。为什么呢?因为对用户的培训不充分。人们更喜欢用让他们觉得舒适和熟悉的系统。通过适当的培训,可以在系统上线日之前营造舒适性和熟悉感,不同的用户培训需求不同。

 

HR人员:如何操作新界面、数据录入和报表功能。

 

经理:如何使用新的 HR 仪表板。

 

最高管理层和高管:如何访问和使用战略数据。

 

员工:如何访问员工自助服务功能。

 

最重要的是,避免采用集中培训,因为集中培训模式中,无论角色或需要如何,每个人的培训套餐都相同。鉴于用户需求不同,请考虑不同的培训渠道。同样的培训方式对有些人来说能获得最佳效果,对其他人来说,可能效果不佳。

 

 

可以根据需要采用多种学习方法,包括面对面培训课程、在线学习、内网“即时”教程,或者可以随时指导同事的“超级用户”专家。不管采取哪些方式,用户培训的基本要素应该包括:

 

使用新系统的商业原因:给企业和员工个人会带来哪些益处。

 

屏幕上的用户体验:屏幕、字段、系统的基本导航等。

 

人力资源服务的变化:用户访问人力资源的方式与之前有什么不同?

 

持续的支持服务:上线后如果遇到问题,他们找谁解决?

 

请记住,软件的更换,就像系统或程序的修改一样,实际上是一种去技能事件。用户过去知道如何预订一周的假期,但现在他们不知道了。培训的目标就是至少将用户技能和熟悉度恢复到以前的水平。HR软件实施用户培训至少应该让用户了解他们需要知道的内容。即使到达“无意识胜任”的状态需要更长时间,至少让他们知道如何从第一天开始找出他们想要的东西。

 

合规需求

 

这可能是一个长期的挑战,但解决这个问题的种子最好在实施阶段播下。从本质上讲,你当然期望新的人事软件未来能满足遵守劳动法规和立法的需求。人事自动化的好处之一是系统会提示管理人员和员工执行合规行动,例如记录关键信息,随后及时生成报告,提交给相应的政府机构。

 

您的人事系统必须符合公司所在地区的法律要求,这一点很重要。当然,如果公司的业务分布在多个国家或立法区域,那这个问题更复杂、更关键。

 

 

系统功能可扩展性

 

可扩展性的问题是关于未来的。新系统可能能满足当前需求,但是明天呢?还有五年之后呢?

 

首先,关于业务的问题,可以思考以下问题:

 

目前的组织战略重点是什么?

 

未来的发展方向是什么:扩张?多元化?整合?收购?

 

您的人力资源管理系统如何支持这些未来战略目标的实现?

 

其次是与员工和系统用户相关的问题。

 

在系统选型过程中,你可能已经询问过他们的要求和需求。但有时结果是愿望清单;并非所有的用户需求都会出现在你发送给 HR软件供应商的需求列表中。其中一些附加功能或升级需求可能是次要的,将在未来的某个日期实施。

 

在这种情况下,系统必须能够具有可拓展性,现在可以为此奠定基础。例如,如果为了简化项目,您计划在一两年后集成 HR软件和工资单软件,在初始配置和设置(以及数据清理)期间,可以先将集成需求考虑在内,从而确保以后扩展功能时更顺畅、更容易。

 

来源:编译自HRMS world。

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